Ātrāka datu iegūšana
Nepieciešamos laukus var automātiski identificēt un pārveidot strukturētā formātā tālākai apstrādei.
DOKUMENTU AUTOMATIZĀCIJA
No dokumentalīdz strukturētiem datiem.
Automatizējam dokumentu saņemšanu, klasificēšanu, informācijas iegūšanu, pārbaudi un nodošanu tālāk biznesa sistēmām vai cilvēkam pārskatīšanai.
PĀRSKATS
Dokuments nav procesa beigas — tas bieži ir tikai datu avots.
PDF, rēķini, pasūtījumi, piegādes dokumenti, veidlapas un e-pasta pielikumi bieži satur informāciju, kas pēc tam manuāli jāievada citā sistēmā. Šādu plūsmu var strukturēt tā, lai dokuments automātiski nonāktu apstrādē un nepieciešamie dati tiktu sagatavoti nākamajam solim.
Atkarībā no dokumenta veida var izmantot determinētus noteikumus, OCR, dokumentu parsēšanu vai MI atbalstītu interpretāciju. Kritiskus laukus un neskaidrus gadījumus var novirzīt cilvēka pārbaudei.
KO TAS UZLABO
Mazāk datu pārrakstīšanas no dokumentiem
Dokumentu automatizācija vislabāk darbojas, ja ir skaidrs, kādi dati ir vajadzīgi un ko ar tiem darīt tālāk.
Validācija pirms ievades
Iegūtos datus var salīdzināt ar noteikumiem, atsauces datiem vai sistēmas ierakstiem pirms to nosūtīšanas tālāk.
Kontrolēti neskaidri gadījumi
Ja dokuments neatbilst gaidītajam formātam vai pārliecība ir nepietiekama, to var novirzīt cilvēka pārbaudei.
PIEMĒRI
Dokumentu plūsmas, kuras var automatizēt
Svarīgākais ir dokumenta struktūra, datu kvalitāte un nākamais biznesa procesa solis.
Piegādātāju rēķinu datu iegūšana un sagatavošana grāmatvedības sistēmai
Pasūtījumu vai pieteikumu informācijas iegūšana no PDF un e-pasta pielikumiem
Piegādes dokumentu un statusu datu apstrāde
Veidlapu, pieteikumu un deklarāciju klasificēšana
Dokumentu automātiska nosaukšana, marķēšana un arhivēšana
Neskaidru dokumentu nosūtīšana atbildīgajam darbiniekam pārbaudei
IEVIEŠANA
Dokumenta automatizāciju veidojam ap datu kvalitāti
Iegūt tekstu no faila ir tikai viens solis. Svarīgi ir saprast, vai iegūtajiem datiem var uzticēties un kā tie tiek izmantoti.
Dokumentu paraugu analīze
Izvērtējam formātus, kvalitāti, valodas, variācijas un laukus, kas nepieciešami tālākajam procesam.
Iegūšanas metode
Izvēlamies piemērotu pieeju: teksta parsēšanu, OCR, noteikumus, MI vai vairāku metožu kombināciju.
Validācija un kontrole
Definējam obligātos laukus, pārbaudes, pārliecības sliekšņus un gadījumus, kuri jāapstiprina cilvēkam.
Integrācija nākamajā solī
Strukturētos datus nosūtām ERP, grāmatvedības, CRM, datubāzes vai citā sistēmā, kur process turpinās.
SISTĒMAS UN DATI
Dokumenti var ienākt no dažādiem kanāliem
Risinājums tiek veidots ap dokumentu avotu, vajadzīgajiem datiem un sistēmu, kurā rezultāts jāizmanto.
KAD TAS IR LIETDERĪGI
Dokumentu automatizācija ir vērtīga, ja vieni un tie paši lauki regulāri tiek nolasīti un pārrakstīti manuāli.
Pilnīga automatizācija nav vienmēr nepieciešama. Bieži praktiskākais risinājums ir automātiski sagatavot datus un prasīt cilvēka apstiprinājumu tikai tad, ja dokuments ir neparasts vai kritiska vērtība nav droši nosakāma.
Jo vienveidīgāki ir dokumenti un skaidrāki validācijas noteikumi, jo lielāku procesa daļu iespējams izpildīt automātiski.
FAQ
Biežākie jautājumi par dokumentu automatizāciju
Vai var apstrādāt skenētus dokumentus un attēlus?
Jā, ja attēla kvalitāte ir pietiekama. Šādos gadījumos parasti nepieciešama OCR vai cita vizuāla teksta iegūšanas metode.
Vai MI vienmēr ir nepieciešams?
Nē. Strukturētiem vai prognozējamiem dokumentiem determinēti noteikumi bieži ir lētāki un uzticamāki. MI ir noderīgs tur, kur dokumentu variācijas ir lielākas.
Vai iegūtos datus var pārbaudīt pret ERP vai citu sistēmu?
Jā, ja sistēma nodrošina nepieciešamo piekļuvi. Piemēram, piegādātāju, pasūtījumu numurus vai citas atsauces vērtības var validēt pret esošajiem ierakstiem.
Ko darīt ar dokumentiem, kurus sistēma nevar droši interpretēt?
Tos var ievietot pārbaudes rindā un parādīt cilvēkam kopā ar jau iegūto informāciju, lai manuāli jāizlabo tikai problemātiskā daļa.
VAI IR MANUĀLS PROCESS?
Noskaidrosim, vaito ir vērts automatizēt.
Parādiet mums procesu, izmantotās sistēmas un manuālās darbības. Izvērtēsim, kur automatizācija patiešām rada ieguvumu.
Apspriest automatizāciju→