Sāciet ar pašreizējā procesa izmaksu
Automatizācijas biznesa pamatojums sākas ar to, kas notiek šobrīd. Cik cilvēku process skar? Cik bieži tas tiek izpildīts? Cik minūtes vai stundas katrā reizē aizņem datu ievade, pārbaude, pārsūtīšana un statusu meklēšana?
Svarīgi ir ieskaitīt arī darbus, kas nav redzami vienā uzdevumā: atkārtotu kļūdu labošanu, informācijas meklēšanu e-pastos, manuālus atgādinājumus un gaidīšanu, kamēr nākamais cilvēks pamana, ka process jāvirza tālāk.
- Procesa izpildes biežums mēnesī
- Vidējais manuālā darba laiks vienā izpildē
- Cilvēku skaits, kuri iesaistīti procesa virzīšanā
- Kļūdu un atkārtotu labojumu biežums
- Kavējumi, kas rodas manuālas koordinācijas dēļ
Atkārtojamība ir svarīgāka par procesa izmēru
Liels process nav automātiski labs automatizācijas kandidāts. Dažreiz daudz vērtīgāks ir neliels, bet ļoti biežs uzdevums, kurā katru dienu tiek atkārtotas vienas un tās pašas darbības.
Labs kandidāts parasti ir process ar skaidru sākuma notikumu, identificējamiem ievades datiem, saprotamiem noteikumiem un paredzamu rezultātu. Ja katrs gadījums ir unikāls un balstās uz cilvēka spriedumu, pilna automatizācija var tikai pārvietot problēmu citur.
Novērtējiet tehnisko sarežģītību
Divi procesi ar vienādu manuālā darba apjomu var prasīt ļoti atšķirīgu ieviešanas darbu. Ja sistēmām ir labi dokumentēti API un dati ir strukturēti, integrācija var būt salīdzinoši vienkārša. Ja informācija pieejama tikai nekonsekventos failos vai slēgtā lietotnē, risinājums būs sarežģītāks un prasīs vairāk uzraudzības.
Tāpēc pirms cenas vai termiņa noteikšanas jānoskaidro, kā sistēmas ļauj piekļūt datiem, kā notiek autentifikācija, kādi ir apjomi un kā jāapstrādā neveiksmīgas darbības.
Ieguvums nav tikai ietaupītas stundas
Daļa automatizācijas vērtības ir viegli izmērāma kā darbinieku laiks. Taču procesos ar klientu apkalpošanu, pasūtījumiem vai finanšu datiem nozīmīgi var būt arī citi ieguvumi: vienmērīgāka izpilde, ātrāka reakcija, labāka izsekojamība un mazāks risks, ka darbība tiek aizmirsta.
Ja manuāla kļūda ir reta, bet tās sekas ir dārgas, procesa automatizācija vai vismaz automātiska validācija var būt pamatota arī tad, ja tīrais laika ietaupījums nav liels.
Sāciet ar ierobežotu posmu un izmēriet rezultātu
Pirmajam automatizācijas posmam jābūt pietiekami nozīmīgam, lai dotu rezultātu, bet pietiekami ierobežotam, lai to varētu droši pārbaudīt. Piemēram, var sākt ar datu saņemšanu un validāciju, nevis uzreiz automatizēt visu procesu līdz gala grāmatojumam vai klienta komunikācijai.
Pēc ieviešanas jāskatās, cik bieži automatizācija izpildās bez iejaukšanās, kādi izņēmumi rodas un vai reālais ietaupījums atbilst sākotnējai hipotēzei. Tas dod pamatu nākamajam posmam.
Labs automatizācijas projekts sākas ar izmērāmu problēmu
Ja process regulāri patērē manuālu laiku, tam ir atkārtojami noteikumi un sistēmas ļauj droši piekļūt nepieciešamajiem datiem, automatizāciju ir vērts izpētīt detalizēti.
Pareizais jautājums nav “ko mēs varam automatizēt?”, bet gan “kur manuālais darbs uzņēmumam rada pietiekamu izmaksu, kavējumu vai risku, lai automatizācija būtu pamatota?”.